EXCEL电子表格使用技巧大全2
作者:未知    文章来源:西东网    点击数:    更新时间:2012-8-26          ★★★【字体:

 EXCEL电子表格使用技巧大全2

如果我们在用Excel XP处理宏大的数据信息时,不注意讲求技巧和方法的话,很可能会破费很大的精神。因此如何巧用Excel XP,来快速输入信息就成为各个Excel XP用户非常关怀的话题,笔者向大家先容几则这方面的小技能。

1、快速输入大量含小数点的数字
         如果我们需要在Excel XP工作表中输入大量的带有小数位的数字时,依照普通的输入方法,我们可能按照数字原样大小直接输入,例如现在要在单元格中输入0.05这个数字时,我们会把“0.05”原样输入到表格中。不过如果需要输入若干个带有小数点的数字时,我们再按照上面的方法输入的话,每次输入数字时都需要重复输入小数点,这样工作量会变大,输入效力会下降。实在,我们可以使用Excel XP中的小数点自动定位功能,让所有数字的小数点自动定位,从而快速进步输入速度。在使用小数点自动定位功能时,我们可以先在Excel XP的编辑界面中,用鼠标依次单击“工具”/“选项”/“编辑”标签,在弹出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框,然后在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后我们再输入带有小数点的数字时,直接输入数字,而小数点将在回车键后自动进行定位。例如,我们要在某单元格中键入0.06的话,可以在上面的设置中,让“位数”选项为2,然后直接在指定单元格中输入6,回车以后,该单元格的数字自动变为“0.06”,怎么样简略吧?
2、快速录入文本文件中的内容
          现在您手边假如有一些以纯文本格式储存的文件,假如此时您需要将这些数据制造成Excel XP的工作表,那该怎么办呢?重新输入一遍,大概只有脑筋有弊病的人才会这样做;将菜单上的数据一个个复制/粘贴到工作表中,也需花很多时光。没关系!您只要在Excel XP中奇妙使用其中的文本文件导入功能,就可以大大减轻须要重新输入或者需要不断复制、粘贴的宏大工作量了。应用该功效时,您只要在Excel XP编纂区中,依次用鼠标单击菜单栏中的“数据/获取外部数据/导进文本文件”命令,然后在导入文本会话窗口选择要导入的文本文件,再按下“导入”钮以后,程序会弹出一个文本导入向导对话框,您只要依照向导的提醒进行操作,就可以把以文本格式的数据转换成工作表的格局了。
3、快速输入大量相同数据
  如果你盼望在不同的单元格中输入大批雷同的数据信息,那么你不必逐个单元格一个一个地输入,那样需要破费好长时光,而且还比拟轻易出错。你可以通过下面的操作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据,具体方法为:首先同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻,可在按住Ctrl键的同时,点击鼠标左键,逐个选中;其次输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时,按回车键,则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。
4、快速进行中英文输入法切换
  一张工作表经常会既包含有数字信息,上万人看了都哭了,为了自己和孩子看完它!,又包含有文字信息,要录入这样一种工作表就需要我们不断地在中英文之间重复切换输入法,非常麻烦,为了便利操作,我们可以用以下方法实现自动切换:首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域,然后在输入法菜单中选择一个适合的中文输入法;接着打开“有效数据”对话框,选中“IME模式”标签,在“模式”框中选择打开,单击“肯定”按钮;然后再选中输入数字的单元格区域,在“有效数据”对话框中,单击“IME模式”选项卡,在“模式”框中选择封闭(英文模式),“发现中国·魅力小城”我的家乡(巍山)获综合金奖;最后单击“断定”按钮,这样用鼠标分辨在刚才设定的两列中选中单元格,五笔和英文输入方式就可以相互切换了,奇迹私服架设教程。
5、快速删除工作表中空行
  删除Excel XP工作表中的空行,一般的方法是需要将空行都找出来,然后逐行删除,但这样做操作量非常大,很不便利。那么如何才干减轻删除工作表中空行的工作量呢?您可以使用下面的操作方法来进行删除:首先打开要删除空行的工作表,在打开的工作表中用鼠标单击菜单栏中的“ 插 入”菜单项,并从下拉菜单中选择“列”,从而插入一新的列X,在X列中次序填入整数;然后根据其他任何一列将表中的行排序,使所有空行都集中到表的底部。删往所有空行中X列的数据,以X列重新排序,然后删往X列。按照这样的删除方法,无论工作表中包括多少空行,您就可以很快地删除了。
6、快速对不同单元格中字号进行调剂
         在使用Excel XP编纂文件时,经常须要将某一列的宽度固定,但由于该列各单元格中的字符数目不等,致使有的单元格中的内容不能完整显示在屏幕上,为了让这些单元格中的数据都显示在屏幕上,就不得不对这些单元格重新定义较小的字号。如果依次对这些单元格中的字号调整的话,工作量将会变得很大。实在,您可以采取下面的办法来减轻字号调剂的工作量:首先新建或打开一个工作簿,并选中需要Excel XP依据单元格的宽度调整字号的单元格区域;其次单击用鼠标依次单击菜单栏中的“格局”/“单元格”/“对齐”标签,在“文本把持”下选中“缩小字体填充”复选框,并单击“断定”按钮;此后,当你在这些单元格中输入数据时,如果输入的数据长度超过了单元格的宽度,Excel XP能够主动缩小字符的大小把数据调剂到与列宽一致,以使数据全体显示在单元格中。如果你对这些单元格的列宽进行了更改,则字符可自动增大或缩小字号,以适应新的单元格列宽,但是对这些单元格原设置的字体字号大小则坚持不变。
7、快速输入多个反复数据
         在使用Excel XP工作表的过程中,我们经常要输入大批反复的数据,如果依次输入,无疑工作量是宏大的。现在我们可以借助Excel XP的“宏”功能,来记载首次输入需要反复输入的数据的命令和进程,然后将这些命令和进程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上,当按下组合键时,盘算机就会重复所记载的操作。使用宏功效时,我们可以依照以下步骤进行操作:首先打开工作表,在工作表中选中要进行操作的单元格;接着再用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项,并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项,并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令;设定好宏后,我们就可以对指定的单元格,进行各种操作,程序将主动对所进行的各方面操作记载复制,和幸福有约定。
8、快速处置多个工作表
  有时我们需要在Excel XP中打开多个工作表来进行编辑,但无论打开多少工作表,在某一时刻我们只能对一个工作表进行编辑,编辑好了以后再依次编辑下一个工作表,如果真是这样操作的话,我们倒没有这个必要同时打开多个工作表了,由于我们同时打开多个工作表的目标就是要减轻处置多个工作表的工作量的,那么我们该如何实现这样的操作呢?您可采取以下方法:首先按住“Shift"键或“Ctrl"键并配以鼠标操作,在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签,然后就可以对其履行多方面的批量处理;接着在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单,进行插入和删除多个工作表的操作;然后在“文件”菜单中选择“页面设置……”,将选中的多个工作表设成相同的页面模式;再通过“编辑”菜单中的有关选项,在多个工作表范畴内进行查找、调换、定位操作;通过“格局”菜单中的有关选项,将选中的多个工作表的行、列、单元格设成相同的样式以及进行一次性全体暗藏操作;接着在“工具”菜单中选择“选项……”,在弹出的菜单中选择“视窗”和“编纂”按钮,将选中的工作表设成相同的视窗样式和单元格编辑属性;最后选中上述工作表聚集中任何一个工作表,并在其上完成我们所需要的表格,则其它工作表在相同的地位也同时天生了格式完整雷同的表格。
高效办公Excel排序方式"集中营"

   排序是数据处置中的经常性工作,Excel排序有序数盘算(相似成就统计中的名次)和数据重排两类。本文以几个车间的产值和名称为例,先容Excel 2000/XP的数据排序办法。
  一、数值排序
  1.RANK函数
  RANK函数是Excel计算序数的重要工具,它的语法为:RANK (number,ref,order),其中number为参与计算的数字或含有数字的单元格,ref是对参与计算的数字单元格区域的尽对引用,order是用来阐明排序方法的数字(如果order为零或省略,则以降序方式给出成果,反之按升序方法)。
  例如图1中E2、E3、E4单元格寄存一季度的总产值,计算各车间产值排名的方法是:在F2单元格内输入公式“=RANK(E2,?$E?Ū: ?$E?Ŭ)”,敲回车即可计算出铸造车间的产值排名是2。再将F2中的公式复制到剪贴板,选中F3、 F4单元格按Ctrl+V,就能计算出其余两个车间的产值排名为3和1。如果B1单元格中输入的公式为“=RANK(E2,?$E?Ū:?$E?Ŭ,1)”,则计算出的序数按升序方式排列,即2、1和3。
  需要注意的是:相同数值用RANK函数计算得到的序数(名次)相同,但会导致后续数字的序数空缺。假如上例中F2单元格寄存的数值与 F3相同,则按本法计算出的排名分辨是3、3和1(降序时)。
  2.COUNTIF函数
  COUNTIF函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目,它的语法为COUNTIF(range,criteria)。其中range为参与统计的单元格区域,criteria是以数字、表达式或文本情势定义的条件。其中数字可以直接写入,表达式和文本必需加引号。
  仍以图1为例,F2单元格内输入的公式为“=COUNTIF(?$E?Ū:?$E?Ŭ, ">"&E2)+1”。计算各车间产值排名的方法同上,成果也完整雷同,2、 1和3。
  此公式的计算进程是这样的:首先根据E2单元格内的数值,在衔接符&的作用下发生一个逻辑表达式,即“>176.7”、“>167.3”等。 COUNTIF函数计算出引用区域内符合条件的单元格数目,该结果加一即可得到该数值的名次。很显然,应用上述方法得到的是降序排列的名次,对重复数据计算得到的结果与RANK函数相同。
3.IF函数
  Excel自身带有排序功效,可使数据以降序或升序方法重新排列。假如将它与IF函数联合,可以盘算出没有空缺的排名。以图1中E2、E3、 E4单元格的产值排序为例,具体做法是:选中E2单元格,依据排序须要,单击Excel工具栏中的“降序排序”或“升序排序”按钮,即可使工作表中的所有数据按请求重新排列。
  假如数据是按产值由大到小(降序)排列的,而您又想赋予每个车间从1到n(n为自然数)的排名。可以在G2单元格中输入1,然后在G3单元格中输入公式“=IF(E3=E2, G3,G3+1)”,只要将公式复制到G4等单元格,就可以计算出其他车间的产值排名。
  二、文本排序
  选举等场所需要按姓氏笔划为文本排序, Excel供给了比拟好的解决措施。如果您要将图1数据表按车间名称的笔划排序,可以使用以下方法: 选中排序症结字所在列(或行)的首个单元格(如图1中的A1),单击Excel“数据”菜单下的“排序”命令,再单击其中的“选项”按钮。选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”,再依据数据排列方向选择“按行排序”或“按列排序”,“肯定”后回到“排序”对话框(图2)。如果您的数据带有题目行(如图1中的“单位”之类),则应选中“有题目行”(反之不选),然后打开“重要要害字”下拉列表,选择其中的“单位”,选中排序方式(“升序”或“降序”)后“断定”,表中的所有数据就会据此重新排列。
  此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序,请读者自行探索。
  三、自定义排序
  如果您请求Excel按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定次序重排工作表数据,前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规矩的方法解决:首先单击Excel“工具”菜单下的“选项”命令,打开“选项”对话框中的“自定义序列”选项卡(图3)。选中左边“自定义序列”下的“新序列”,光标就会在右边的“输入序列”框内闪动,您就可以输入“金工车间”、 “铸造车间”等自定义序列了,输入的每个序列之间要用英文逗号分隔,或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表中,可以选中序列所在的单元格区域单击“导入”,这些序列就会被自动参加“输入序列”框。无论采用以上哪种方法,单击“添加”按钮即可将序列放入“自定义序列”中备用(图3)。
使用排序规矩排序的具体方法与笔划排序很类似,只是您要打开“排序选项”对话框中的“自定义排序顺序”下拉列表,选中前面定义的排序规矩,其他选项坚持不动。回到“排序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序”,“肯定”后即可完成数据的自定义排序。
  需要阐明的是: 显示在“自定义序列”选项卡中的序列(如一、二、三等),均可按以上方法参与排序,请读者注意Excel供给的自定义序列类型。

谈谈Excel输入的技能
   

在Excel工作表的单元格中,可以使用两种最基础的数据格式:常数和公式。常数是指文字、数字、日期和时光等数据,还可以包含逻辑值和毛病值,每种数据都有它特定的格式和输入方法,为了使用户对输入数占有一个明白的认识,有必要来先容一下在Excel中输入各种类型数据的方法和技能。
  一、输进文本
  Excel单元格中的文本包含任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的组合,每个单元格中最多可容纳32000个字符数。固然在Excel中输入文本和在其它利用程序中没有什么实质差别,但是还是有一些差别,比如我们在Word、PowerPoint的表格中,当在单元格中输入文本后,按回车键表现一个段落的停止,光标会自动移到本单元格中下一段落的开头,在Excel的单元格中输入文本时,按一下回车键却表现停止当前单元格的输入,光标会主动移到当前单元格的下一个单元格,呈现这种情形时,如果你是想在单元格中分行,则必需在单元格中输入硬回车,即按住Alt键的同时按回车键。
  二、输入分数
  几乎在所有的文档中,分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母,其格式为“分子/分母”,在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的,比如在单元格中输入“1/2”,按回车键则显示“1月2日”,为了避免将输入的分数与日期混杂,我们在单元格中输入分数时,要在分数前输入“0”(零)以示差别,并且在“0”和分子之间要有一个空格隔开,比如我们在输入1/2时,则应当输入“0 1/2”。如果在单元格中输入“8 1/2”,则在单元格中显示“8 1/2”,而在编辑栏中显示“8.5”。
三、输入负数
  在单元格中输入负数时,可在负数前输入“-”作标识,也可将数字置在()括号内来标识,比如在单元格中输入“(88)”,按一下回车键,则会自动显示为“-88”。
  四、输入小数
  在输入小数时,用户可以向平凡一样使用小数点,还可以应用逗号分隔千位、百万位等,当输入带有逗号的数字时,在编辑栏并不显示出来,而只在单元格中显示。当你需要输入大批带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时,可以采取下面的方法:选择“工具”、“选项”命令,打开“选项”对话框,单击“编辑”标签,选中“自动设置小数点”复选框,并在“位数”微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数,如果要在输入比拟大的数字后自动添零,可指定一个负数值作为要添加的零的个数,比如要在单元格中输入“88”后自动添加3个零,变成“88000”,就在“位数”微调框中输入“-3”,相反,如果要在输入“88”后自动添加3位小数,变成“0.088”,则要在“位数”微调框中输入“3”。另外,在完成输入带有小数位或结尾零字符串的数字后,应肃清对“自动设置小数点”符选框的选定,以免影响后边的输入;如果只是要暂时撤消在“自动设置小数点”中设置的选项,可以在输入数据时自带小数点。
  五、输进货币值
  Excel几乎支撑所有的货币值,如国民币(¥)、英镑(£)等。欧元出台以后,Excel2000完全支撑显示、输入和打印欧元货币符号。用户可以很便利地在单元格中输入各种货币值,Excel会自动套用货币格式,在单元格中显示出来,如果用要输入国民币符号,可以按住Alt键,然后再数字小键盘上按“0165”即可。
  六、输入日期
  Excel是将日期和时间视为数字处理的,它能够辨认出大部分用普通表现方法输入的日期和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期,可以用斜杠“/”或者“-”来分隔日期中的年、月、日部分。比如要输入“2001年15月1日”,可以在单元各种输入“2001/15/1”或者“2001-15-1”。如果要在单元格中插入当前日期,可以按键盘上的Ctrl+;组合键。
七、输入时间
  在Excel中输入时间时,用户可以按24小时制输入,也可以按15小时制输入,这两种输入的表示方法是不同的,比如要输入下午2时30分38秒,用24小时制输入格式为:2:30:38,而用15小时制输入时间格式为:2:30:38 p,注意字母“p”和时间之间有一个空格。如果要在单元格中插入当前时间,则按Ctrl+Shift+;键。

懂得Excel公式的毛病值
  经常用Excel的朋友可能都会碰到一些莫名巧妙的错误值信息:# N/A!、#VALUE!、#DIV/O!等等,呈现这些错误的原因有很多种,如果公式不能计算正确结果,Excel将显示一个错误值,例如,在需要数字的公式中使用文本、删除了被公式引用的单元格,或者使用了宽度不足以显示结果的单元格。以下是几种常见的错误及其解决方法。
1.#####!
原因:如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽,或者单元格的日期时间公式产生了一个负值,就会产生#####!错误。
解决方法:如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽,可以通过拖动列表之间的宽度来修正列宽。如果使用的是1900年的日期体系,那么Excel中的日期和时间必需为正值,用较早的日期或者时间值减往较晚的日期或者时间值就会导致#####!错误。如果公式正确,也可以将单元格的格式改为非日期和时间型来显示该值。
2.#VALUE!
原因一:在需要数字或逻辑值时输入了文本,Excel不能将文本转换为准确的数据类型。
解决方式:确认公式或函数所需的运算符或参数准确,并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如:假如单元格A1包含一个数字,单元格A2包括文本"学籍",则公式"=A1+A2"将返回过错值#VALUE!。可以用SUM工作表函数将这两个值相加(SUM函数疏忽文本):=SUM(A1:A2)。
原因二:将单元格引用、公式或函数作为数组常量输入。
解决方法:确认数组常量不是单元格引用、公式或函数。
原因三:赋予需要单一数值的运算符或函数一个数值区域。
解决方法:将数值区域改为单一数值。修正数值区域,使其包括公式所在的数据行或列。
3.#DIV/O!
当公式被零除时,将会发生过错值#DIV/O!。
原因一:在公式中,除数使用了指向空单元格或包含零值单元格的单元格引用(在Excel中如果运算对象是空缺单元格,Excel将此空值当作零值)。
解决方法:修改单元格引用,或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。
原因二:输入的公式中包含显明的除数零,例如:=5/0。
解决方法:将零改为非零值。
4.#NAME?
在公式中使用了Excel不能辨认的文本时将产生错误值#NAME?。
原因一:删除了公式中使用的名称,或者使用了不存在的名称。
解决方法:确认使用的名称确切存在。选择菜单"插入"&line;"名称"&line;"定义"命令,如果所需名称没有被列出,请使用"定义"命令添加相应的名称。
原因二:名称的拼写过错。
解决方法:修改拼写错误的名称。
原因三:在公式中使用标记。
解决方法:选择菜单中"工具"&line;"选项"命令,打开"选项"对话框,然后单击"重新计算"标签,在"工作薄选项"下,选中"接收公式标记"复选框。
原因四:在公式中输入文本时没有使用双引号。
解决方法:Excel将其说明为名称,而不理会用户筹备将其用作文本的想法,将公式中的文本括在双引号中。例如:下面的公式将一段文本"总计:"和单元格B50中的数值合并在一起:="总计:"&B50
原因五:在区域的引用中缺乏冒号。
解决方法:确认公式中,使用的所有区域引用都使用冒号。例如:SUM(A2:B34)。
5.#N/A
原因:当在函数或公式中没有可用数值时,将产生错误值#N/A。
解决方法:如果工作表中某些单元格暂时没有数值,请在这些单元格中输入"#N/A",公式在引用这些单元格时,将不进行数值计算,而是返回#N/A。
6.#REF!
当单元格引用无效时将发生毛病值#REF!。
原因:删除了由其他公式引用的单元格,或将移动单元格粘贴到由其他公式引用的单元格中。
解决方式:更改公式或者在删除或粘贴单元格之后,立即单击"取消"按钮,以恢复工作表中的单元格。
7.#NUM!
当公式或函数中某个数字有问题时将产生错误值#NUM!。
原因一:在需要数字参数的函数中使用了不能接收的参数。
解决方法:确认函数中使用的参数类型正确无误。
原因二:使用了迭代计算的工作表函数,例如:IRR或RATE,并且函数不能产生有效的结果。
解决办法:为工作表函数应用不同的初始值。
原因三:由公式产生的数字太大或太小,Excel不能表示。
解决方法:修正公式,使其成果在有效数字范畴之间。
8.#NULL!
当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时将产生错误值#NULL!。
原因:应用了不正确的区域运算符或不准确的单元格引用。
解决方法:如果要引用两个不相交的区域,请使用结合运算符逗号(,)。公式要对两个区域求和,请确认在引用这两个区域时,使用逗号。如:SUM(A1:A13,D15:D23)。如果没有使用逗号,Excel将试图对同时属于两个区域的单元格求和,但是由于A1:A13和D15:D23并不相交,所以他们没有共同的单元格。

文章录入:i100    责任编辑:i100 
  • 上一篇文章:

  • 下一篇文章:
  • 【发表评论】【加入收藏】【告诉好友】【打印此文】【关闭窗口
    >> 专题栏目