Word文档编辑操作技巧大全
作者:未知    文章来源:西东网    点击数:    更新时间:2012-8-26          ★★★【字体:

Word中的"选中"方法知多少?
一、常见的"选中"方法:
ü 全选(快捷键Ctrl+A):就是全部选中文档内的所有内容。这所有内容包括:文字、表格、
图形、图像等可见的和不可见的标记。
ü 按住Shift+Page Down从光标处向下选中一屏,Shift+Page Up从光标处向上选中一屏。
ü 按住Shift+左选中光标左边第一个字符,Shift+右选中光标右边第一个字符,Shift+上选中
从光标处向上到同列的字符,Shift+右选中从光标处向下到同列的字符。(注:此处的?、à、
á、a表示:上、下、左、右光标键)
ü Ctrl+Shift+á从光标向上选中光标所在的一段,Ctrl+Shift+a从光标向下选中光标所在的一
段。
ü 扩展选中(快捷键F8):按一次打开扩展功能;再按一次选中光标所在的位置的单词(若
是中文的话选中光标所在的后一个字);再按一次选中光标位置所在的一句;再按一次选中
光标位置所在的一段落;再按一次则相当于全选。取消扩展功能,按Esc键。
ü 把光标放到页面的左边,出现形如"?",点击就选中一行。上下拖到就选中若干行。
ü Alt+鼠标拖动:选中矩形区域。
ü 按住Shift选中多个对象(非嵌入型的),也可以用绘图工具栏第二个按钮的"选择对象"
("?")来选择。
 对于Word2003可以把光标放到任一位置,点右键/"选择格式相似的文本"功能,这个功能
有点类似于F4,比较"另类"。"相似"两字很值得玩味,多试几遍,其意自现。
二、"不常用"的"选中"方法
说他"不常用"并不真的是不常用,而是对于新手而言的不常用。
ü 通过菜单格式/样式和格式(Word2003版,别的版本类似),点击要选择的样式,点右边
的下拉框,出现"选择所有XX实例"、"修改"、"删除"等。此处的XX代表使用这种样式的
段落是多少,点选"选择所有XX实例"就选中了所有应用了此样式的段落。(注:对于规范
的排版,这个是最好用的,可能我们只要四五个样式就把一篇小册子搞定。)
ü 不得不提到的替换(快捷键Ctrl+F):在查找内容中输入要选中的文字、或点格式、高级等
设置,再点选突出显示所有在该范围找到的项目,在选查找全部、关闭,这就就选中了你可
以想到的任意的内容。这个看似简单,其实是所有技巧中伸缩度最大的一个。
三、一种类似于图形软件方面的选中技巧:
在Photoshop中,有一个命令叫"保存选区"非常好用,在Word中也可以找到类似的方法,
这就是书签。利用书签"存储选区"也是很好的方法,但要注意,他必须是连续的区域。
方法是:先选中要定义的区域,插入/书签,输入书签名,定义一个书签。使用时:插入/书
签,找到想选中的书签,点"定位"就选中了书签所代表的选择。这个功能在后台VBA中也
很好用,制定特定模板的首选。
 
特例:对段落进行样式时,不需要选中段落的,只要把光标放到段落中就行了。
 一.图表和公式的自动编号
在论文中,图表和公式要求按在章节中出现的顺序分章编号,例如图1-1,表2-1,公式
3-4等。在插入或删除图、表、公式时编号的维护就成为一个大问题,比如若在第二章的
第一张图(图2-1)前插入一张图,则原来的图2-1变为2-2,2-2变为2-3,...,更
糟糕的是,文档中还有很多对这些编号的引用,比如"流程图见图2-1"。如果图很多,引
用也很多,想象一下,手工修改这些编号是一件多么费劲的事情,而且还容易遗漏!表格和
公式存在同样的问题。
能不能让Word对图表公式自动编号,在编号改变时自动更新文档中的相应引用?答案是肯
定的!下面以图的编号为例说明具体的作法。
自动编号可以通过Word的"题注"功能来实现。按论文格式要求,第一章的图编号格式为"图
1-×"。将图插入文档中后,选中新插入的图,在"插入"菜单选"题注",新建一个标签"图1
-",编号格式为阿拉伯数字(如果不是点击"编号"修改),位置为所选项目下方,单击"确
定"后Word就插入了一个文本框在图的下方,并插入标签文字和序号,此时可以在序号后
键入说明,比如"形态学膨胀运算示例",还可以移动文本框的位置,改动文字的对齐方式等。
再次插入图时题注的添加方法相同,不同的是不用新建标签了,直接选择就可以了。Word
会自动按图在文档中出现的顺序进行编号。
在文档中引用这些编号时,比如"如图1-1所示",分两步做。插入题注之后,选中题注中
的文字"图1-1",在"插入"菜单选"书签",键入书签名,点"添加"。这样就把题注文字"图1
-1"做成了一个书签。在需要引用它的地方,将光标放在插入的地方(上例中是"如"字的后
面),在"插入"菜单选"交叉引用",弹出对话框中引用类型选"书签","引用内容"为"书签文
字",选择刚才键入的书签名后点"插入",Word就将文字"图1-1"插入到光标所在的地方。
在其他地方需要再次引用时直接插入相应书签的交叉引用就可以了,不用再做书签。@
至此我们就实现了图的编号的自动维护,当在第一张图前再插入一张图后,Word会自动把
第一张图的题注"图1-1"改为"图1-2",文档中的"图1-1"也会自动变为"图1-2"。
表格编号的作法与图相同,唯一不同的是表格的题注在表格上方,且要求左对齐。
公式的编号略有不同,插入公式后,将公式单独放在一个段落,版式为"嵌入式"(Word默
认),光标放在公式之后,不要(注意是"不要")选中公式,在"插入"菜单选"题注",由于
没有选中项目,所以"位置"一项为灰色,新建标签"公式1-",点击"插入",Word就将标签
文字和自动产生的序号插入到光标所在位置。在文档中引用公式编号的方法与图相同,此处
不在赘述。公式的编号要求在右边行末,具体的方法在"制表位的使用"一节详细说明。
这里顺便说一下,交叉引用、书签和题注都是Word的域。域是文档中可能发生变化的内容,
Word使用域来进行文档自动化。多个域的联合使用可以实现更复杂的功能,各个域的具体
使用方法请参考Word的帮助。注:
(1)题注中新建标签时,Word会自动在标签文字和序号之间加一个空格,看起来
不那么舒服,可以在插入题注后将空格删除,然后再将文字做成书签。
(2)书签名最好用图(表、公式)的说明文字,尽量做到见名知"图"。
(3)图(表、公式)的编号改变时,文档中的引用有时不会自动更新,可以鼠标
右击引用文字,在弹出的菜单中选"更新域"。关闭文档再打开Word会更新所有的域。二.
制表位的使用
制表位是指水平标尺上的位置,它指定了文字缩进的距离或一栏文字开始的位置,使用户能
够向左、向右或居中对齐文本行;或者将文本与小数字符或竖线字符对齐。用户可以在制表
符前自动插入特定字符,如句号或划线等。默认情况下,按一次Tab键,Word将在文档中
插入一个制表符,其间隔为0.74厘米。
制表位的类型包括:左对齐,居中对齐,右对齐,小数点对齐和竖线对齐等,这些制表位的
使用方法大致相同,这里仅根据论文中公式排版的要求和目录的制作为例说明制表位的使用
方法和效果,更详细的说明请参阅Word的帮助文档。
论文里的公式要求单独放在一个段落,公式居中;按章节进行编号,编号用小括号括起来放
在右边行末。首先输入公式和编号,公式的版式选择"嵌入式",编号用小括号括起来。然后
把光标放在公式所在的段落里,点击页面左上角的制表位图标,切换到居中制表位,用鼠标
在水平标尺上大约中间的位置点一下,这样就放置了一个居中制表位在点击的地方,如果位
置不合适还可以用鼠标拖动进行调节。再把左上角的制表位图标切换到右对齐制表位,用放
置居中制表位相同的方法放置一个右对齐制表位在行末。
设置好制表位后,把光标放在公式的前面,按一下Tab键,这样就在公式的前面插入了一个
制表符,此时公式以居中制表位为中心居中对齐,再把光标移到公式和左括号之间,再按
Tab键插入一个制表符,编号就跑到行末了。
用制表位的方法来处理公式的排版,很简单也很方便,不用去敲很多空格去把公式挪到中间,
编号推到行末。还有一个好处,若公式或编号的长度发生变化时,Word会自动调节以使公
式始终在页面的中间,编号始终在行末,不会因为公式或编号变长而换行。更简单的作法是
把公式段落的设置保存为样式,所有的公式段落应用此样式,即简单又方便,而且可以保持
所有的公式段落制表位的一致。手工设置制表位,你能保证每次居中制表位的位置都一样
吗?!
 
涉及到制表位还有一个概念:前导符。前导符是填充制表符所产生的空位的符号,一般有实
线、虚线、点划线等,在目录中经常见到(就是标题和页码之间的圆点)。制作目录时,敲
入标题和页码后,在行末设置一个右对齐制表位。点击"格式︱制表位",制表位对话框显示
了光标所在段落的制表位信息。选择右对齐制表位,前导符选择圆点(Word默认无前导符),
确定后在标题和页码之间插入一个制表符,可以看到页码跑到行末了,而且页码和标题之间
用圆点进行了填充。当页码或标题长度变化时,Word会自动增加或删除圆点。这里用目录
做例子只是想说明前导符的使用方法,其实制作目录还有更好的方法,下文详述。注:
(1)按一次Tab键插入的是一个制表符,因此不要在文档中用制表符代替空格来产生空白
间隔。不然若把这段文字粘贴到其他存在不同制表位的段落,或文档的制表符默认设置变化
时,版面就会混乱。
(2)有时候按Tab键后Word会产生一个灰色箭头,这实际上是Word的制表符格式标记,
格式标记还有段落标记(拐弯的箭头)、空格(灰色圆点)等。这些格式标记在打印文档时
是不会打印出来的,格式标记是否显示以及显示哪些可以在"工具
| 选项"的"视图"选项卡里进行.三.目录的制作
目录是用来列出文档中的各级标题及标题在文档中相对应的页码。首先介绍Word的一个概
念:大纲级别。Word使用层次结构来组织文档,大纲级别就是段落所处层次的级别编号,
Word提供9级大纲级别,对一般的文档来说足够使用了。Word的目录提取是基于大纲级别
和段落样式的,在Normal模板中已经提供了内置的标题样式,命名为"标题1"、"标题2",...,
"标题9",分别对应大纲级别的1-9。我们也可以不使用内置的标题样式而采用自定义样式,
但有点麻烦。下文中的目录制作方法直接使用Word的内置标题样式,关于自定义样式的方
法请参阅Word的帮助文档。
目录的制作分三步进行。
1)
修改标题样式的格式。通常Word内置的标题样式不符合论文格式要求,需要手动修改。在
菜单栏上点"格式︱样式",列表下拉框中选"所有样式",点击相应的标题样式,然后点"更
改"。可修改的内容包括字体、段落、制表位和编号等,按论文格式的要求分别修改标题1
-3的格式。
2)
在各个章节的标题段落应用相应的格式。章的标题使用"标题1"样式,节标题使用"标题2",
第三层次标题使用"标题3"。使用样式来设置标题的格式还有一个优点,就是更改标题的格
式非常方便。假如要把所有一级标题的字号改为小三,只需更改"标题1"样式的格式设置,
然后自动更新,所有章的标题字号都变为小三号,不用手工去一一修改,即麻烦又容易出错。
关于如何应用样式和自动更新样式,请参考Word帮助。
3)
提取目录。按论文格式要求,目录放在正文的前面。在正文前插入一新页(在第一章的标题
前插入一个分页符),光标移到新页的开始,添加"目录"二字,并设置好格式。新起一段落,
菜单栏选"插入︱索引和目录",点"目录"选项卡,"显示级别"为3级,其他不用改,确定后
Word就自动生成目录。若有章节标题不在目录中,肯定是没有使用标题样式或使用不当,
不是Word的目录生成有问题,请去相应章节检查。此后若章节标题改变,或页码发生变化,
只需更新目录即可。注:

目录生成后有时目录文字会有灰色的底纹,这是Word的域底纹,打印时是不会打印出来的
(如果你愿意浪费一张纸可以试着打印一下目录)。在"工具︱选项"的"视图"选项卡可以设
置域底纹的显示方式。四.参考文献的编号和引用
参考文献的标注本不是一件麻烦的事情,但是对参考文献编号后就成了一件麻烦的事情,产
生的问题和图表公式编号的问题是一样的。手工维护这些编号是一件费力而且容易出错的事
情,我们的目的是让Word自动维护这些编号。很幸运,它可以做到,方法跟图表公式的作
法相似。
 
光标放在引用参考文献的地方,在菜单栏上选"插入︱脚注和尾注",弹出的对话框中选择"尾
注",点击"选项"按钮修改编号格式为阿拉伯数字,位置为"文档结尾",确定后Word就在光
标的地方插入了参考文献的编号,并自动跳到文档尾部相应编号处请你键入参考文献的说
明,在这里按参考文献著录表的格式添加相应文献。参考文献标注要求用中括号把编号括起
来,至今我也没找到让Word自动加中括号的方法,需要手动添加中括号。
在文档中需要多次引用同一文献时,在第一次引用此文献时需要制作尾注,再次引用此文献
时点"插入︱交叉引用","引用类型"选"尾注",引用内容为"尾注编号(带格式)",然后选
择相应的文献,插入即可。
不要以为已经搞定了,我们离成功还差一步。论文格式要求参考文献在正文之后,参考文献
后还有发表论文情况说明、附录和致谢,而Word的尾注要么在文档的结尾,要么在"节"的
结尾,这两种都不符合我们的要求。
解决的方法似乎有点笨拙。首先删除尾注文本中所有的编号(我们不需要它,因为它的格式
不对),然后选中所有尾注文本(参考文献说明文本),点"插入︱书签",命名为"参考文献
文本",添加到书签中。这样就把所有的参考文献文本做成了书签。在正文后新建一页,标
题为"参考文献",并设置好格式。光标移到标题下,选"插入︱交叉引用","引用类型"为"书
签",点"参考文献文本"后插入,这样就把参考文献文本复制了一份。选中刚刚插入的文本,
按格式要求修改字体字号等,并用项目编号进行自动编号。
到这里,我们离完美还差一点点。打印文档时,尾注页同样会打印出来,而这几页是我们不
需要的。当然,可以通过设置打印页码范围的方法不打印最后几页。这里有另外一种方法,
如果你想多学一点东西,请接着往下看。
选中所有的尾注文本,点"格式︱字体",改为"隐藏文字",切换到普通视图,选择"视图︱
脚注",此时所有的尾注出现在窗口的下端,在"尾注"下拉列表框中选择"尾注分割符",将
默认的横线删除。同样的方法删除"尾注延续分割符"和"尾注延续标记"。删除页眉和页脚(包
括分隔线),选择"视图︱页眉和页脚",首先删除文字,然后点击页眉页脚工具栏的"页面设
置"按钮,在弹出的对话框上点"边框",在"页面边框"选项卡,边框设置为"无",应用范围
为"本节";"边框"选项卡的边框设置为"无",应用范围为"段落"。切换到"页脚",删除页码。
选择"工具︱选项",在"打印"选项卡里确认不打印隐藏文字(Word默认)。
好了,试着打印一下尾注所在的页,是不是白纸?!五.页眉页脚的制作
 
首先介绍一个概念:节。这里的"节"不同于论文里的章节,但概念上是相似的。节是一段连
续的文档块,同节的页面拥有同样的边距、纸型或方向、打印机纸张来源、页面边框、垂直
对齐方式、页眉和页脚、分栏、页码编排、行号及脚注和尾注。如果没有插入分节符,Word
默认一个文档只有一个节,所有页面都属于这个节。若想对页面设置不同的页眉页脚,必须
将文档分为多个节。
论文里同一章的页面采用章标题作为页眉,不同章的页面页眉不同,这可以通过每一章作为
一个节,每节独立设置页眉页脚的方法来实现。
 
首先介绍页眉的制作方法。在各个章节的文字都排好后,设置第一章的页眉(若连页眉都不
知怎么加,请参考Word帮助)。然后跳到第一章的末尾,菜单栏上选"插入︱分隔符",分
节符类型选"下一页",不要选"连续"(除非你想第二章的标题放在第一章的文字后面而不是
另起一页),若是奇偶页排版根据情况选"奇数页"或"偶数页"。这样就在光标所在的地方插
入了一个分节符,分节符下面的文字属于另外一节了。光标移到第二章,这时可以看到第二
章的页眉和第一章是相同的,鼠标双击页眉Word会弹出页眉页脚工具栏,工具栏上有一个
"同前"按钮(图像按钮,不是文字),这个按钮按下表示本节的页眉与前一节相同,我们需
要的是各章的页眉互相独立,因此把这个按钮调整为"弹起"状态,然后修改页眉为第二章的
标题,完成后关闭工具栏。如法炮制制作其余各章的页眉。
页脚的制作方法相对比较简单。论文页面的页脚只有页码,要求从正文开始进行编号,但是,
在正文前还有扉页、授权声明、中英文摘要和目录,这些页面是不需要编页码的,页码从正
文第一章开始编号。首先,确认正文的第一章和目录不属于同一节。然后,光标移到第一章,
点击"视图︱页眉和页脚"弹出页眉页脚工具栏,切换到页脚,确保"同前"按钮处于弹起状态,
插入页码,这样正文前的页面都没有页码,页码从第一章开始编号。注:
(1)页眉段落默认使用内置样式"页眉",页脚使用"页脚"样式,页码使用内置字符样式"页
码"。如页眉页脚的字体字号不符合要求,修改这些样式并自动更新即可,不用手动修改各
章的页眉页脚。
(2)论文里页眉使用章标题,可以采用章标题做成书签,然后在页眉交叉引用的方法来维
护两者的一致。六.其他技巧分页符(Ctrl+Enter)
 
顾名思义,分页符是用来分页的,分页符后的文字将另起一页。论文中各章的标题要求新起
一页,放在新页的第一行,这时就可以使用分页符。在前一章的最后放置一个分页符,这样
不管前一章的版面有什么变化,后一章的标题总是出现在新的一页上。肯定还有人用敲多个
回车的方法来把章标题推到新页!这样做的缺点是显而易见的。若前一章的版面发生了变化,
比如删掉了一行,这时后一章的标题就跑到前一章的最后一页的末尾;若增加一行,则后一
章标题前又多了一个空行。快抛弃这种费力不讨好的作法吧!换行符(Shift+Enter)
这里又涉及Word的一个概念:段落。段落是独立的信息单位,具有自身的格式特征,如对
齐方式、间距和样式。每个段落的结尾处都有段落标记(一个灰色的拐弯箭头)。敲Enter
键有两个作用,一是在光标位置插入一个段落标记,表示一个段落的结束;二是另起一行。
换行符和敲Enter键不同,它只有第二个作用,没有第一个,即换行符的前一行和后一行仍
然属于同一个段落,共享相同的段落格式。双击图标
以一个例子作为说明。你可能需要在论文里画一个简单的流程图,你先插入了需要的文本框
并加入了相应的文字,排好位置,这时你需要用箭头把这些文本框连起来,你用鼠标在绘图
工具栏上点了一下箭头图标,然后画了一个箭头,再点一下图标,又画一个箭头,第三次点
图标,画了第三个箭头,...有点麻烦是不是?要是可以连续画该多好!事实上可以做到!用
鼠标在箭头图标上双击,然后在需要的地方画箭头,看到了吗?当画完一个箭头时,图标依
然保持为嵌入状态,表示可以连续作图。当所有箭头都画完后,再在嵌入的图标上点一下,
嵌入的图标弹起,Word又回到了文字输入状态。不只箭头图标具有这样的功能,其他许多
图标都可以如此。格式刷就是一个。当需要把一段特殊的文字格式多次应用时,双击格式刷,
连续刷需要的文字,很方便。
居中和右对齐
你还在用插入空格的方法来把章节标题推到页面中间吗?太土了吧!用格式工具栏上的居中
按钮吧。右对齐按钮会从行末开始排列文字。 
 
 
 
1.问:WORD里边怎样设置每页不同的页眉?如何使不同的章节显示的页眉不同?答:分
节,每节可以设置不同的页眉。文件--页面设置--版式--页眉和页脚--首页不同
 
 2.问:请问word中怎样让每一章用不同的页眉?怎么我现在只能用一个页眉,一改就全部
改了?答:在插入分隔符里,选插入分节符,可以选连续的那个,然后下一页改页眉前,按
一下"同前"钮,再做的改动就不影响前面的了。简言之,分节符使得它们独立了。这个工具
栏上的"同前"按钮就显示在工具栏上,不过是图标的形式,把光标移到上面就显示出"同前
"两个字来了
 
 3.问:如何合并两个WORD文档,不同的页眉需要先写两个文件,然后合并,如何做?答:
页眉设置中,选择奇偶页不同/与前不同等选项
 
 4.问:WORD编辑页眉设置,如何实现奇偶页不同? 比如:单页浙江大学学位论文,这一
个容易设;双页:(每章标题),这一个有什么技巧啊
 ?答:插入节分隔符,与前节设置相同去掉,再设置奇偶页不同
 
 5.问:怎样使WORD文档只有第一页没有页眉,页脚?答:页面设置-页眉和页脚,选首
页不同,然后选中首页页眉中的小箭头,格式-边框和底纹,选择无,这个只要在"视
图"--"页眉页脚",其中的页面设置里,不要整个文档,就可以看到一个"同前"的标志,
不选,前后的设置情况就不同了。
 
 6.问:如何从第三页起设置页眉?答:在第二页末插入分节符,在第三页的页眉格式中去掉
同前节,如果第一、二页还有页眉,把它设置成正文就可以了●在新建文档中,菜单-视图
-页脚-插入页码-页码格式-起始页码为0,确定;●菜单-文件-页面设置-版式-首
页不同,确定;●将光标放到第一页末,菜单-文件-页面设置-版式-首页不同-应用于
插入点之后,确定。第2步与第三步差别在于第2步应用于整篇文档,第3步应用于插入点
之后。这样,做两次首页不同以后,页码从第三页开始从1编号,完成。
 
 7.问:WORD页眉自动出现一根直线,请问怎么处理?答:格式从"页眉"改为"清除格式",
就在"格式"快捷工具栏最左边;选中页眉文字和箭头,格式-边框和底纹-设置选无
 
 8.问:页眉一般是---------,上面写上题目或者其它,想做的是把这根线变为双线,WORD
中修改页眉的那根线怎么改成双

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